Veelgestelde vragen

Op dit moment ligt er een wetsvoorstel voor het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon binnen álle bedrijven. Hiermee heeft iedere werknemer straks wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon.

De Arbowet verplicht werkgevers nu al hun medewerkers bescherming te bieden tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Hieronder vallen ook ongewenste omgangsvormen als (seksuele) intimidatie, agressie, geweld, discriminatie, racisme en pesten. Als een medewerker hiermee wordt geconfronteerd op het werk en dit niet (direct) met een leidinggevende wil of kan bespreken, is het goed als hij of zij bij een vertrouwenspersoon terechtkan.

De Wet bescherming klokkenluiders beschermt werknemers die vermoedelijke misstanden in een bedrijf aan de kaak stellen. Deze Wet vervangt de Wet Huis voor klokkenluiders. Sinds 2019 is er een nieuwe Europese richtlijn die klokkenluiders beter zal beschermen. De implementatiewet wijzigt de naam van de Wet Huis voor klokkenluiders in Wet bescherming klokkenluiders. De inwerkingtreding van het grootste deel van de wet zal snel volgen. Hiervoor is een inwerkingtredingsbesluit in voorbereiding. Organisaties met meer dan 50 werknemers zijn verplicht een integriteitsbeleid te hebben met een interne meldregeling. De vertrouwenspersoon maakt hier onderdeel vanuit. Een vertrouwenspersoon kan worden benaderd als medewerkers vermoedens hebben van: onregelmatigheden, integriteitsincidenten

Een vertrouwenspersoon is in de basis een luisterend oor. Iemand bij wie een medewerker in een veilige omgeving zijn verhaal kwijt kan over ongewenste ervaringen. Ook biedt de vertrouwenspersoon handvatten voor mogelijke oplossingen. Of een medewerker daar gebruik van maakt, bepaalt hij of zij zelf. Een vertrouwenspersoon lost problemen niet op.

Wanneer de situatie daar aanleiding toe geeft, kan een vertrouwenspersoon extra taken hebben. Denk aan helpen bij het indienen van een klacht of een medewerker doorverwijzen naar een specifieke instantie of hulpverlener.

Nee, een vertrouwenspersoon kan ook een externe zijn. Bij kleine bedrijven met weinig medewerkers past een externe vertrouwenspersoon vaak beter. Maar ook voor grotere bedrijven kan een externe vertrouwenspersoon een goede oplossing zijn. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld bang zijn dat bepaalde informatie op de HR-afdeling of elders in de organisatie terechtkomt. Een externe vertrouwenspersoon biedt vaak meer vertrouwen. Daarnaast moet een werkgever flink investeren in een interne vertrouwenspersoon. Denk aan tijd, capaciteit, opleiding en budget.

Case:
Bram van de boekhouding en Inez van verkoop hebben een conflict. Inez zou hier graag met een vertrouwenspersoon over praten, maar de interne vertrouwenspersoon is een directe collega van Bram. Inez heeft daarom behoefte aan een externe vertrouwenspersoon. Omdat die er nog niet is, gaat er meer tijd overheen voordat aan een oplossing voor het conflict gewerkt kan worden.

• Er is aantoonbaar aandacht voor een veilige en plezierige werkomgeving voor alle medewerkers.
• Medewerkers kunnen in vertrouwen bij iemand terecht met wie ze kunnen praten over ongewenst gedrag of integriteitsissues.
• Problemen, vragen of issues kunnen sneller en veiliger worden opgepakt.
• Een goede werksfeer leidt tot een hogere productie en lagere kosten.
• Ziekteverzuim kan worden teruggedrongen; ongewenste omgangsvormen kunnen leiden tot (langdurig) ziekteverzuim of onnodig verloop.

Voorbeeldtaken van een (externe) vertrouwenspersoon zijn:

• Medewerkers die ongewenst gedrag melden opvangen, begeleiden, adviseren en doorverwijzen.
• Medewerkers ondersteunen en begeleiden bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en de behandeling daarvan.
• Nazorg verlenen aan de melder van ongewenst gedrag.
• Informatie en voorlichting geven aan medewerkers over hun rol binnen de organisatie.
• Een anonieme registratie bijhouden van klachten en meldingen en daarover jaarlijks rapporteren aan de werkgever.

Vertrouwenspersonen die zijn aangesloten bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) zijn opgeleid tot zowel ‘vertrouwenspersoon ongewenst gedrag’ als ‘vertrouwenspersoon integriteit’. Onder ongewenst gedrag vallen bijvoorbeeld pesten, intimidatie en discriminatie. Bij integriteit gaat het om misstanden in de organisatie, zoals fraude en diefstal. Sinds 1 januari 2021 zijn de twee functies aan elkaar gekoppeld en spreken we alleen nog over de ‘vertrouwenspersoon’.

Nee. De vertrouwenspersoon gaat samen met de melder na wat in de concrete situatie mogelijke oplossingen zijn. De melder besluit en voert uit, eventueel met ondersteuning van de vertrouwenspersoon. Soms verwijst de vertrouwenspersoon door naar gespecialiseerde ondersteuning.

De definitie luidt: ‘Gedrag dat als grensoverschrijdend of kwetsend wordt ervaren en tot doel of gevolg heeft dat een medewerker zich niet langer veilig voelt op de werkplek.’ Voorbeelden zijn pesten, (seksuele) intimidatie en discriminatie. Maar ook bepaalde humor kan ongewenst zijn, bijvoorbeeld wanneer dit gelinkt is aan afkomst of geloof.

Er zijn verschillende opties om ongewenst gedrag aan te pakken. Soms lost de medewerker – samen met een vertrouwenspersoon – het zelfstandig op, samen met de veroorzaker of de leidinggevende en eventueel met een conflictbemiddelaar. Als het op een van deze manieren niet lukt, zal gekeken worden naar andere oplossingen. Bijvoorbeeld een officiële klacht indienen bij de klachtencommissie. Niet alle meldingen leiden dus automatisch tot een klachtenprocedure. De vertrouwenspersoon kan de melder bij alle stappen ondersteunen en proberen grotere problemen te voorkomen, in samenwerking met bedrijfsartsen, HR-adviseurs en leidinggevenden.

Ja, een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Het gesprek dat een medewerker met de vertrouwenspersoon heeft, is strikt vertrouwelijk en wordt niet met anderen gedeeld, tenzij de medewerker uitdrukkelijk toestemming geeft. De vertrouwenspersoon moet zich verder houden aan de AVG-privacyregels.

Nee, tenzij de melder daarmee expliciet akkoord gaat. In het jaarverslag wordt wel een totaaloverzicht gegeven van de meldingen, maar deze mogen niet herleidbaar zijn tot personen.

Ook zonder signalen kan sprake zijn van ongewenst gedrag. Uit onderzoek blijkt dat 1 op de 5 medewerkers geconfronteerd wordt met pestgedrag, discriminatie of (seksuele) intimidatie. Een (anoniem) medewerker­tevredenheids­onderzoek waarin deze onderwerpen aan de orde komen, kan veel informatie geven.

Case:
Tijdens een project krijgt Esther steeds de ‘rotklusjes’. Deze horen niet bij haar functie. Bovendien kan ze daardoor niet laten zien wat ze allemaal nog meer kan. En soms ‘vergeten’ haar collega’s haar mee te vragen voor de lunch. Dagelijks naar het werk gaan wordt een steeds lastigere opgave. Esther slaapt slecht, wordt onzeker en daardoor is ze thuis ook niet altijd het zonnetje in huis. En ze durft het tegen niemand te zeggen, want haar leidinggevende gaat erin mee. Ze besluit contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. Ze vertelt haar verhaal en dat ze erover denkt zich ziek te melden. Na twee fijne gesprekken kiest Esther ervoor om met haar leidinggevende in gesprek te gaan; de vertrouwenspersoon gaat mee als steun. De leidinggevende pakt het goed op. Esther voelt zich gehoord. En na een gesprek met het team voelt ze zich ronduit opgelucht. Iedereen is geschrokken maar staat open om dit op te lossen en te voorkomen in de toekomst. Dit wordt ook gemonitord. Het resultaat: een blije Esther, een leidinggevende die weer iets heeft geleerd, collega’s die hier in de toekomst anders mee om zullen gaan en géén ziekmelding van Esther.

• Relevante (sociale) wetgeving.
• Individuele en groepsprocessen die spelen bij ongewenst gedrag of integriteitsschendingen.
• Organisatiestructuur en -cultuur.

• Levenservaring.
• Inlevingsvermogen.
• Evenwichtige persoonlijkheid.
• Bewust van gevoeligheden binnen een organisatie.
• Reflecteren op eigen gedrag en dat van de ander.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Omgaan met weerstand.
• Onafhankelijk opstellen.
• Kennis van hoe organisaties werken.
• Voelsprieten voor interne (machts)verhoudingen.
• Toegankelijk en bereikbaar.
• Bereid tot regelmatig overleg met collega-vertrouwenspersonen.
• Uitstekend mondeling en schriftelijk communiceren.
• Fijne gesprekspartner.
• Goed adviseur.

Een LVV-gecertificeerde vertrouwenspersoon is deskundig opgeleid volgens de eisen van het wetsvoorstel voor het verplicht stellen van vertrouwenspersonen binnen elke organisatie en zorgt voor jaarlijkse bijscholing.

Werkgevers moeten alle medewerkers actief laten weten dat er een vertrouwenspersoon is en hoe ze deze kunnen bereiken. Uit onderzoek van het ministerie van SZW blijkt dat dit niet altijd het geval is. Goede plekken om deze informatie te delen zijn het intranet, het personeelshandboek, de nieuwsbrief, meetings en op flyers in de kantine.

De gesprekken kunnen zowel binnen de eigen organisatie plaatsvinden als op een externe locatie, naar de wens van de medewerker.